Para receber o pagamento por um serviço prestado ou um produto vendido, você deve enviar faturas ao seu cliente. Este documento tem um caráter legal e, portanto, está sujeito a uma formalidade obrigatória definida pela administração fiscal. Não incluir certas informações na fatura pode levar a sanções.
O empreendedor deve, portanto, redigir suas faturas com profissionalismo não apenas para expressar a seriedade de sua empresa, mas também para evitar qualquer contratempo com a administração fiscal. Aqui estão algumas regras a seguir para uma faturação bem-sucedida.
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As informações legais obrigatórias de uma fatura
Como empresa, independentemente do seu status jurídico, para que sua fatura seja válida, as seguintes informações devem obrigatoriamente constar.
- A identidade completa do vendedor, incluindo nome, endereço, razão social, número de SIRET, local e, eventualmente, o n° de registro, bem como o valor do capital social
- O número e a data da fatura. Para fins de identificação, o número deve ser único, seguir uma sequência cronológica e ser precedido da menção “Fatura n°”.
- Os dados do cliente em termos de nome ou razão social, bem como seu endereço completo
- A lista dos produtos ou serviços vendidos, sua quantidade, o valor sem impostos, o valor do IVA ou a menção de sua isenção, promoções, descontos ou abatimentos eventuais e o valor total a pagar.
- As condições de pagamento, bem como as penalidades por atraso
Você encontrará no site Apprendre Excel um lembrete de todas as regras a seguir em matéria de faturação. Além disso, para evitar qualquer dor de cabeça, esta plataforma dedicada ao Excel disponibiliza um modelo de fatura já elaborado e que integra todos os critérios exigidos. Você só precisará baixá-lo e personalizá-lo de acordo com suas necessidades.
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Ferramenta necessária para a elaboração de suas faturas
Agora que você integrou tudo o que deve constar em suas faturas, será necessário encontrar a melhor maneira de editá-las facilmente.
Embora existam hoje em dia muitos softwares de faturação, eles nem sempre são simples de usar, de modo que muitas pessoas recorrem ao Excel para a edição de suas faturas. Além de sua facilidade de uso, com a implementação de algumas fórmulas básicas, ele associa um automatismo no cálculo do preço unitário com impostos, do total sem impostos, do total de IVA e do total com impostos, limitando assim os riscos de erro.
O modelo de fatura em Excel proposto pelo site Apprendre Excel integra todas essas sutilezas e está pronto para uso. Portanto, não hesite em se apropriar dele.
Conceber uma fatura com design profissional
Além de uma concepção banal, a fatura profissional deve apresentar uma aparência cuidada. Isso diz respeito à imagem da empresa. Para isso, certifique-se de que sua fatura tenha uma estrutura clara: um cabeçalho, um corpo e um rodapé. Em seguida, a formatação deve ser simples e séria (tamanho, fonte, cores, etc.) e, por fim, você deve dar um estilo à sua fatura para torná-la única, associando um design personalizado, mas profissional.
Com essas dicas, você obterá como resultado uma fatura elaborada com cuidado e que poderá contribuir para a notoriedade de sua empresa.