Pour vous faire payer pour une prestation réalisée ou un produit vendu, vous devez faire parvenir des factures à votre client. Ce document a un caractère légal et est donc soumis à un formalisme obligatoire défini par l’administration fiscale. Ne pas faire figurer sur sa facture certaines mentions peut conduire à des sanctions.
L’entrepreneur se doit donc de rédiger ses factures avec professionnalisme non seulement pour exprimer le sérieux de son entreprise, mais aussi pour éviter toute déconvenue avec l’administration fiscale. Voici quelques règles à suivre pour une facturation bien réussie.
Les mentions légales obligatoires d’une facture
En tant qu’entreprise, quel que soit votre statut juridique, pour que votre facture soit valable, les mentions suivantes doivent obligatoirement y apparaitre.
- L’identité complète du vendeur prenant en compte le nom, l’adresse, la raison sociale, le numéro de SIRET, le lieu et éventuellement le n° d’immatriculation ainsi que le montant du capital social
- Le numéro et la date de la facture. Pour une question d’identification, le numéro doit être unique, suivre une séquence chronologique et précédée de la mention « Facture n ° ».
- Les coordonnées du client en termes de nom ou raison sociale, ainsi que son adresse complète
- Le listing des produits ou services vendus, leur quantité, le montant HT, le montant de la TVA ou la mention de son exonération, les promotions, rabais, ou ristournes éventuelles et le montant total à payer.
- Les modalités de paiement ainsi que les pénalités de retard
Vous retrouverez sur le site de Apprendre Excel, un rappel de toutes les règles à suivre en matière de facturation. Aussi, pour vous réduire tout casse-tête, cette plateforme dédiée à Excel met à votre disposition un modèle de facture déjà conçu et intégrant tous les critères requis. Vous n’aurez qu’à le télécharger et le personnaliser selon vos besoins.
Outil nécessaire à l’élaboration de ses factures
Maintenant que vous avez intégré tout ce qui doit figurer sur vos factures, il faudra maintenant trouver le meilleur moyen pour les éditer facilement.
Même s’il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de facturation, ils ne sont pas toujours simples d’utilisation de sorte que de nombreuses personnes recourent à Excel pour l’édition de leur facture. En plus de sa facilité d’utilisation, avec l’implémentation de quelques formules basiques, il associe un automatisme dans le calcul du prix unitaire TTC, du total HT, du total TVA et du total TTC, limitant ainsi les risques d’erreur.
Le modèle Excel de facture proposé par le site Apprendre Excel intègre toutes ces subtilités et est prêt pour utilisation. N’hésitez donc pas à vous l’approprier.
Concevoir une facture au design professionnel
Au-delà d’une conception banale, la facture professionnelle doit présenter une allure soignée. Il y va de l’image de l’entreprise. Pour cela, rassurez-vous que votre facture a une structure claire : un en-tête, un corps et un pied de page. Ensuite, la mise en page devra être simple et sérieuse (taille, police d’écriture, couleurs, etc.) et enfin, vous devez donner un style à votre facture pour la rendre unique en lui associant un design personnalisé, mais professionnel.
Grâce à ces astuces, vous obtiendrez pour résultat une facture élaborée avec soin et qui pourra jouer sa partition dans la notoriété de votre entreprise.